Control Interno de las Cuentas por Cobrar

El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
1. Otorgar descuentos especiales
2. Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
1. Todas las funciones de efectivo.
2. Verificación de facturas y Notas de créditos.
3. Pases a cuentas control.
4. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:
• Control de los pedidos de los clientes
• La aprobación del crédito
• La entrega de mercancía
• La función del despacho
• La función de facturación
• La verificación de la factura
• El manejo de cuentas control
• El manejo de los libros mayores de los clientes
• La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
• la autorización de castigos en cuentas incobrables

Hola buenas noches quisiera complementar un poco esta informacion agregada por jenifer con los prosedimientos que tiene el control interno de las cuentas por cobrar
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR[/b]
En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las cuentas por Cobrar se consideraran que estos pueden clasificarse en procedimientos contables diseñados con la finalidad de corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de las operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el proceso de aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de venta.
Los cuales se detallan a continuación:

Procedimientos Administrativos
Se menciona entre los procedimientos administrativos de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación de las cuentas por cobrar.
- Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
- Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.
- Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas políticas escritas.
-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Procedimientos Contables
Se considera que deben aplicarse como procedimientos contables los siguientes:

- Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar.
- Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados periódicamente.
- Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.

En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de control administrativo y contable que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por parte del cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la información registrada, generando información financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.
Att: Vita Caterina[b]

LISCARY PERDOMO

para completar un poco la informacion, antes de hablar de un control interno de cada cuenta debemos mencionar los pasos que se deben seguir, unos de ellas son las normas de ejecucion esta se refiere a la planeacion de la auditoria en el cual el trabajo de auditoria debeb palanearse adecuadamente para poder alcanzar los objetivos propuestos con el minimo de esfuerzos y con la mayor economia, existe tambien la planeacion especifica de la auditoria este debe contener; el objetivo general del trabajo, los objetivos especificos, la naturaleza y el alcance del examen, incluyendo el periodo,los procedimientos y tecnicas d auditoria a realizar, entre otros. el programa de auditoria este se refiere que para cada auditoria que incluya los procedimeintos a palicarse, su alcance y personal designado para ejecutar la auditoria. Estos programas deben ser los suficientemente flexibles para permitir en el transcurso del examen,modificaciones,mejoras y ajustes, a jucio del encargado o supervisor y con la debidad aprobacion por parte de los responsables o superiores. Existe tambien un Archivo Permanente este contendra copias o extratos de la informacion aplicable a la empresa u organismos y principalmente; disposiciones legales y normativas, manuales, organigramas y reglamentos inetrnos, estatutos de constitucion de la empresa,contratos alargo plazo,analaisis del activo, etc..
y por ultimo se realizara la evaluacion del control interno.
paso a seguir en el control interno de cuentas por cobrar
1. SE ENCUENTRAN SEPARADAS LAS FUNCIONES DE RECEPCIÓN EN EL ALMACÉN, DE AUTORIZACIÓN DEL PAGO Y DE LA FIRMA DEL CHEQUE PARA SU LIQUIDACIÓN.
Comprobar en la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación que las funciones de recepción de mercancías en el almacén o almacenes, las de autorizar el pago de estas mercancías y las de firmar el cheque para su liquidación sean realizadas por personas diferentes.

Lo anterior esta establecido en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionados con las Cuentas y Efectos por Pagar asociados a este aspecto.

De no estar separadas estas funciones o tener una misma persona 2 de ellas, aunque este previsto así en la plantilla, este aspecto se contestará con un "NO".

2. SE CONCILIAN LOS IMPORTES RECIBIDOS Y PENDIENTES DE PAGO SEGÚN CONTROLES CONTABLES, CON LOS DE LOS SUMINISTRADORES.

Revisar en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes, chequeando mediante una muestra representativa de suministradores habituales seleccionados al azar, que los importes de mercancías recibidas y pendientes al cierre del mes anterior de acuerdo a los saldos individuales de los mismos del submayor de Cuentas por Pagar, hayan sido conciliados con las áreas de Contabilidad de los respectivos suministradores, de lo cual debe haber constancia escrita.
al no estar conciliado el saldo de algún suministrador o no mostrarse la evidencia escrita de la conciliación, aunque verbalmente se diga que se hace, este aspecto se contestará con un "NO".
3. SE ELABORAN EXPEDIENTES DE PAGO POR PROVEEDORES CONTENTIVOS DE CADA FACTURA, SU CORRESPONDIENTE INFORME DE RECEPCIÓN (CUANDO PROCEDA) Y EL CHEQUE O REFERENCIA AL DOCUMENTO DE PAGO.
Chequear en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación tomando una muestra representativa de entradas de mercancías correspondientes a suministradores habituales, que por cada una de ellos se elabora el correspondiente Expediente de Pago que debe contener: La factura, el respectivo Informe de Recepción y el cheque o referencia al documento de pago. En caso de haberse emitido Solicitud de Compra o de Servicio, también se adjuntarán al expediente.

Lo anterior esta establecido en el principio contable de Revelación Suficiente y en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionados con las Cuentas y Efectos por Pagar asociados a este aspecto.

De no existir algún expediente de Pago o faltar algún documento en los muestreados este aspecto se contestará con un "NO".

4. SE CANCELAN LAS FACTURAS CON EL CUÑO DE ¨PAGADO¨, AL LIQUIDARSE

Comprobar en el Área Económica de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificación haciendo un muestreo representativo en facturas pagadas recientemente de que las mismas al pagarse fueron canceladas con el cuño o con la palabra de "Pagado", para evitar su doble pago.

Esto esta establecido en los principios de control interno inherentes a las operaciones de cobros y pagos relacionados con las Cuentas y Efectos por Pagar asociados a este aspecto.

De faltar el cuño o la palabra de "Pagado" en alguna de las facturas muestreadas se contestará este aspecto con un "NO

LISCARY PERDOMO escribió:

tambien se puede mencionar sobre el Control Interno de las Cuentas por Cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:

1. Otorgar descuentos especiales
2. Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

1. Todas las funciones de efectivo.
2. Verificación de facturas y Notas de créditos.
3. Pases a cuentas control.
4. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.

LISCARY PERDOMO